Maak van tevoren duidelijk voor hoeveel personen er ruimte is tijdens je evenement en laat mensen zich bij voorkeur aanmelden voor je evenement. Zo heb je een goed zicht op hoeveel mensen er komen en kun je jouw evenement tijdig op vol zetten en voorkom je teleurstellingen. Voor een vogelwandeling moet de groep niet te groot worden en in een rondvaartboot past ook een beperkt aantal mensen. Laat daarom je gasten zich van tevoren aanmelden als de capaciteit beperkt is. Dat voorkomt teleurstelling bij mensen die vol enthousiasme naar een evenement komen, maar niet meer mee kunnen doen. 

Niet iedereen die zich heeft opgegeven, komt ook echt opdagen. Stuur deelnemers daarom van te voren een herinnering per mail. Hierin deel je praktische informatie, een enthousiasmerend bericht en een afmeldingsverzoek, mochten ze niet meer aanwezig kunnen zijn bij je feestje.

Voorzieningen

Bij de wat grotere evenementen verwachten bezoekers vaak dat er iets te eten of te drinken is, dat er wc’s zijn en dat ze auto of fiets kunnen parkeren. Ook hier is het handig om aan te sluiten bij bestaande voorzieningen van horeca of instellingen waar je mee samenwerkt, bijvoorbeeld een sportvereniging met een kantine, wc’s en een parkeerterrein.

Uitrusting

Feestgangers die op hun mooiste schoenen een drassig gebied ingaan, zullen natuurlijk raar opkijken. Maak van te voren duidelijk wat voor spullen mensen mee moeten nemen en welk schoeisel het handigst is. Verder kan het handig zijn om de deelnemers te vertellen of ze eten en drinken mee moeten nemen, welke regels er gelden in een bepaald natuurgebied (bijvoorbeeld of honden mee mogen), en of een evenement geschikt is voor mensen die slecht ter been zijn of een ander probleem hebben met hun gezondheid.

Wegwijzers

Je wil je gasten natuurlijk niet laten zoeken naar je feest. Daarom is het een goed idee om vooral bij plekken in afgelegen natuurgebieden duidelijk de locatie en route op je promotiemateriaal aan te geven. ‘Op internet en Facebook gebruik ik daar altijd Google Maps voor’, zegt Bart de Koning. ‘Dat is heel handig.’

Als paden die naar de locatie leiden niet op Google Maps staan (wat met bijvoorbeeld bospaden nogal eens het geval kan zijn), dan is het handig om bezoekers naar een ontmoetingsplek te laten komen die wel makkelijk te vinden is. Vanaf daar kun je met Fête de la Nature-vlaggen of op een andere manier zoals met de gratis te downloaden wegwijsborden op de website, een route uitzetten naar je evenement.
Ook kun je op de ontmoetingsplek met een bord of door een vrijwilliger laten weten dat er binnen een kwartier een gids komt die de bezoekers naar het evenement zal loodsen.

Bekijk de andere tips van ervaren Fête organisatoren.