Veel deelnemers maken spontaan foto’s en filmpjes. Laat ze in de uitnodiging of tijdens het evenement duidelijk weten waar ze met dit beeldmateriaal terecht kunnen: roep op om de hashtag #fetedelanature te gebruiken en maak eventueel nog een eigen #hashtag aan die ze op Facebook en Instagram bij hun foto kunnen vermelden en laat hen weten via welke Facebook en Instagram account ze jullie in de foto kunnen taggen. Ook kun je van tevoren een emailadres, een website, of YouTube kanaal aanmaken. Daarnaast kun je een prijsvraag uitschrijven voor de beste foto’s van je evenement. Geef hierbij vooraf duidelijk aan wat er met de foto’s gebeurt en waar je ze voor wil gebruiken, zodat mensen hier toestemming voor geven.  

Mooie foto’s kun je heel goed gebruiken als je sponsoren en vrijwilligers wilt bedanken voor hun medewerking. ‘Beeldmateriaal is ook belangrijk bij het afleggen van verantwoording tegenover subsidiegevers’, zegt Marcel Clewits. ‘Dan kun je bij je verslag laten zien wat je gedaan hebt.’

Let op: Houd er bij het maken van foto’s rekening mee dat de personen die herkenbaar op de foto staan, vooraf toestemming hebben gegeven voor het maken en gebruiken van de foto(‘s). Vooral als je de foto’s op social media wil gebruiken, is het belangrijk hier vooraf toestemming voor te vragen. Je kunt hiervoor de Quitclaim gebruiken die te dowloaden is op de website. Er is een variant voor kinderen en een voor volwassenen beschikbaar.

Was je evenement zo’n succes dat je er volgend jaar mee door wil gaan, dan komt het beeldmateriaal heel goed van pas bij het maken van promotie voor je nieuwe feest en het binnenhalen van geld.

Wil je de deelnemers van je event volgend jaar weer benaderen voor je event, vraag hen dan of ze hun e-mailadres willen achterlaten. Geef hen vooraf duidelijk aan wat je met het e-mailadres gaat doen en deel deze niet zonder toestemming met derden.

Bekijk de andere tips van ervaren Fête organisatoren.